Miten Sähköinen Allekirjoitus Tehdään Turvallisesti Vaiheittain

✅ Turvallinen sähköinen allekirjoitus tehdään vaiheittain: tunnistaudu vahvasti, käytä luotettavaa palvelua ja varmista dokumentin eheys.

Sähköinen allekirjoitus tehdään turvallisesti noudattamalla selkeitä vaiheita, jotka varmistavat allekirjoituksen aitouden, eheyden ja sitovuuden. Prosessi alkaa asianmukaisen sähköisen allekirjoitusratkaisun valinnalla, jossa käytetään vahvaa tunnistautumista kuten pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Seuraavaksi dokumentti allekirjoitetaan digitaalisesti, mikä tapahtuu käyttämällä hyväksyttyjä ohjelmistoja tai palveluita. Lopuksi allekirjoitus varmennetaan, tallennetaan ja tarvittaessa jaetaan allekirjoitettuna osapuolille varmistaen, että allekirjoitus on laillisesti pätevä ja vaikeasti väärennettävissä.

Tässä artikkelissa käymme yksityiskohtaisesti läpi sähköisen allekirjoituksen turvallisen tekemisen vaiheittain. Selitämme, mikä sähköinen allekirjoitus on, miten se eroaa perinteisestä allekirjoituksesta ja mitkä ovat sen turvallisuuteen vaikuttavat tekijät. Lisäksi esittelemme käytännön vinkkejä ja suosituksia luotettavien palveluntarjoajien ja teknologioiden valintaan. Saat myös konkreettisen ohjeistuksen siitä, miten allekirjoittaa dokumentit vaiheittain niin, että allekirjoitus on oikeudellisesti pätevä ja vastaa nykyisiä tietoturvastandardeja. Tarkastelemme myös esimerkkejä tyypillisistä virheistä, joita kannattaa välttää, sekä annamme neuvoja allekirjoituksen jälkeiseen hallintaan ja arkistointiin.

Sähköisen allekirjoituksen turvallinen tekeminen – vaiheittainen opas

1. Valitse luotettava sähköisen allekirjoituksen palvelu
   Käytä sertifioituja ja tunnettuja palveluntarjoajia, jotka noudattavat kansallisia ja kansainvälisiä lakeja, kuten eIDAS-asetusta Euroopassa. Hyviä tunnistusvaihtoehtoja ovat esimerkiksi pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai sähköinen henkilökortti.
2. Tunnista allekirjoittaja vahvasti
   Varmista, että allekirjoittaja tunnistetaan luotettavasti esimerkiksi kaksivaiheisella tunnistautumisella. Tämä ehkäisee identiteettivarkauksia ja allekirjoituksen väärentämistä.
3. Allekirjoita dokumentti digitaalisesti
   Käytä palvelun tai ohjelmiston tarjoamaa digitaalisesti salattua allekirjoitustapaa. Tämä liittää allekirjoituksen dokumenttiin siten, että asiakirjan sisältö ei voi muuttua allekirjoituksen jälkeen ilman, että se näkyy.
4. Varmista allekirjoituksen eheys ja aitous
   Tarkista, että allekirjoitus on hyväksytty ja varmennettu palvelussa. Usein allekirjoitus sisältää aikaleiman, joka todistaa allekirjoitushetken.
5. Tallenna ja arkistoi turvallisesti
   Säilytä allekirjoitettu dokumentti turvallisesti, esimerkiksi salatussa pilvipalvelussa tai yrityksen sisäisessä järjestelmässä, jotta dokumentti on myöhemmin todennettavissa.
6. Jaa tarvittaessa allekirjoitettu dokumentti
   Toimita allekirjoitettu asiakirja osapuolille turvallisesti, esimerkiksi salatussa sähköpostissa tai suojatun latauslinkin kautta.

Vinkkejä turvallisuuden parantamiseen sähköisessä allekirjoituksessa

• Käytä aina vahvaa tunnistautumista, kuten mobiilivarmennetta tai pankkitunnuksia.
• Päivitä allekirjoitusohjelmisto säännöllisesti uusimpaan versioon tietoturvariskien vähentämiseksi.
• Tarkista palveluntarjoajan sertifikaatit ja maine ennen palvelun käyttöönottoa.
• Käytä aina vahvoja salasanoja ja monivaiheista tunnistautumista omassa käyttäjätilissäsi.
• Vältä allekirjoittamista julkisilla ja suojaamattomilla Wi-Fi-verkoilla tietomurtojen ehkäisemiseksi.

Sähköisen allekirjoituksen vahvistaminen ja todentaminen käytännössä

Sähköisen allekirjoituksen turvallisuuden ja luotettavuuden varmistaminen perustuu sen vahvistamiseen ja todentamiseen. Nämä prosessit takaavat, että allekirjoitus on aidosti allekirjoittajan tekemä ja että asiakirjan sisältöä ei ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen.

1. Allekirjoituksen vahvistamisen perusperiaatteet

Vahvistaminen tarkoittaa sitä, että sähköinen allekirjoitus liitetään selkeästi tiettyyn henkilöön ja varmistetaan allekirjoituksen aitous. Tämä voidaan tehdä useilla menetelmillä:

• Henkilöllisyystodistus – esimerkiksi kansallinen tunnistus, passi tai ajokortti, jotka varmistavat allekirjoittajan henkilöllisyyden.
• Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) – allekirjoittaja tunnistetaan useammalla keinolla, kuten salasanalla ja kertakäyttöisellä koodilla.
• Digital certificate eli digitaalinen sertifikaatti – sähköinen tiedosto, joka vahvistaa allekirjoittajan identiteetin.

2. Todentaminen: miten varmistetaan allekirjoituksen oikeellisuus

Todentaminen on prosessi, jossa varmistetaan, että allekirjoitus on voimassa ja ettei asiakirjaa ole muutettu. Keskeisiä työkaluja ja menetelmiä ovat:

• Digitaalinen allekirjoitus – käyttää julkisen avaimen salausta (PKI), joka tarkistaa allekirjoituksen aitouden.
• Aikaleimauspalvelut – lisäävät allekirjoitukseen ajan, jolloin se on tehty, mikä estää myöhemmät väärinkäytökset.
• Allekirjoituksen validointiohjelmistot – esimerkiksi Adobe Acrobat tai erityiset varmennuspalvelut, jotka lukevat ja tarkistavat allekirjoituksen oikeellisuuden.

Esimerkki käytännön tilanteesta:

Yritys X käyttää sähköisiä allekirjoituksia sopimuksissaan. Sopimusta allekirjoitettaessa allekirjoittajalle lähetetään kertakäyttöinen koodi tekstiviestinä, joka toimii vahvistusmenetelmänä. Lisäksi sopimukseen liitetään digitaalinen allekirjoitus, jonka aitous tarkistetaan allekirjoituksen vastaanottajan puolella todentamisohjelmistolla. Näin varmistetaan, että sekä henkilöllisyys että sopimuksen eheys säilyvät.

3. Suositukset turvalliseen vahvistamiseen ja todentamiseen

1. Valitse luotettava tunnistautumismenetelmä, kuten sähköinen tunnistaminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
2. Käytä aina vahvaa salausta ja digitaalista allekirjoitusta, joka perustuu PKI-teknologiaan.
3. Säilytä allekirjoitetut asiakirjat turvallisesti varmistaen, että niihin ei päästä käsiksi ilman asianmukaista lupaa.
4. Hyödynnä aikaleimauspalveluita lisäämään allekirjoituksen luotettavuutta.
5. Tarjoa vastaanottajalle helppo tapa tarkistaa allekirjoituksen voimassaolo esimerkiksi selkeiden validointityökalujen kautta.

Vertailutaulukko: Vahvistusmenetelmien turvallisuus

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus on digitaalinen menetelmä, jolla varmistetaan dokumentin allekirjoittajan henkilöllisyys ja allekirjoituksen aitous.

Onko sähköinen allekirjoitus laillisesti sitova?

Kyllä, EU:n eIDAS-asetuksen ja Suomen lainsäädännön mukaan sähköinen allekirjoitus on laillisesti sitova, kunhan se täyttää tietyt vaatimukset.

Mitkä ovat turvallisen sähköisen allekirjoituksen vaiheet?

Turvallisen allekirjoituksen vaiheet sisältävät henkilöllisyyden varmistamisen, dokumentin tarkastamisen, allekirjoituksen luomisen ja tallentamisen suojatusti.

Voiko allekirjoituksen jälkeen muuttaa dokumenttia?

Ei, turvallisessa sähköisessä allekirjoituksessa dokumentti lukitaan allekirjoituksen jälkeen, jotta muutokset ovat estettyjä.

Mitä teknisiä välineitä tarvitsen sähköiseen allekirjoitukseen?

Tarvitset luotettavan sähköisen allekirjoituspalvelun, digitaalisen tunnistautumisen (esim. pankkitunnukset) ja internetyhteyden.

Kiinnostuitko aiheesta? Jätä kommenttisi alle ja kerro kokemuksistasi sähköisestä allekirjoituksesta! Muista myös tutustua muihin artikkeleihimme verkkosivustollamme, jotka käsittelevät digitaalisia työkaluja ja tietoturvaa.